Unutma! Farkında Olduğun Kadar Güçlüsün – 9 Zamanı Verimli Kullanma Yöntemleri
Malcolm X, “Zaman para gibi bir güçtür. En çok saat takmayan insanlara kızarım, çünkü bu tip insanlarda zaman kavramı yoktur.” der.[1] Günümüzde zamanın akışını takip etmek için saat takmaya gerek yok. Teknolojik gelişmeler, saate alternatif birçok ürün ortaya çıkarmış; buzdolabından fırına, televizyondan otomobile, bilgisayardan cep telefonuna insan yaşamının ayrılmaz bir parçası haline gelen aletler/araçlar, zamanın akışını her an takip imkânı vermektedir. Buna rağmen bir insan, zamanın önemi konusunda farkındalık geliştirmediyse, Malcolm X’in vurguladığı üzere zaman kavramı yoksa zamanı doğru kullanma yönünde bir adım atmayacaktır.
Demek oluyor ki, zamanı doğru kullanmanın ilk adımı zamanın değeri konusunda farkındalığa sahip olmaktır. Bu farkındalık kazanıldıktan sonra sıradaki iş zamanın hangi yöntemlerle en verimli kullanılabileceği bilgisine erişmektir. Günümüzde zamanı etkili/verimli kullanmak bakımından çok sayıda teknik geliştirilmiştir. Bu çalışmada bu tekniklerden üç tanesine değinilecektir. Bunlar Pomodoro, Eisenhower ve Kanban teknikleridir.
Pomodoro Tekniği: Kullanımı oldukça basit olan bu yöntem 1980’lerin sonlarında Francesco Cirillo tarafından geliştirilmiştir. Tekniğin isminin belirlenmesinde mutfağındaki domates şeklindeki saatten esinlenmiştir. Beş aşamalı tekniğin ilk aşamasında yapılacak iş veya görev tanımlanır. Bu iş bir derse çalışmak/sınava hazırlanmak ya da bir proje görevini yerine getirmek şeklinde olabilir. İkinci aşamada çalışma süresi (pomodoro) belirlenir ki genellikle çalışma süresinin 25 dakika olması istenir. Bu süre pek tabii kişiye göre değişebilir. Kanaatimizce bir pomodoro 45 dakikaya kadar çıkarılabilir. Üçüncü aşamada belirlenen pomodoro boyunca yapılacak işe, göreve odaklanılır, başka hiçbir şeyle meşgul olunmaz. Dördüncü aşamada yani pomodoronun bitiminde mola verilir. Mola süresi de genellikle 5 dakika olarak belirlense de, biz 45 dakikalık bir pomodoro süresi sonrasında 15 dakikalık molanın uygun olacağını düşünüyoruz. Bu süreç bir günde 4 veya 5 kez tekrar edilir. Pomodoro sürelerini daha verimli kılmak için mola süreleri içerisinde çay, kahve vb. içecekler ile çok ağır olmayan tatlı besinler tüketmek tercih edilebilir.[2]
Eisenhower Tekniği (Matrisi): 1953-1961 yılları arasında iki dönem ABD başkanlığı yapan Dwight David Eisenhower’in “Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli.” sözünden hareketle geliştirilmiştir. İşlerin/görevlerin önem ve acilliğinin belirleyici olduğu Einsenhower Tekniği şu aşamalardan oluşur. Birinci aşamada yapılması gereken bütün işler bir yere yazılır. İkinci aşamada işler, önemli ve acil olma durumuna göre listelenir. Üçüncü aşamada yapılması gereken işler, matris üzerinde sınıflandırılır. Dördüncü aşamada en önemli ve en acil olan işten en önemsiz ve acil olmayan işe doğru olacak şekilde iş planı çıkarılır. Beşinci aşamada iş planına uyularak bütün görevler tamamlanır.[3]
Eisenhower Tekniği sayesinde ilk olarak önemli ve acil olan işler tamamlanır. Önemli ve acil olan işi tamamlamak, işin büyük kısmını halletmek anlamına geldiğinden işi yapan kişinin motivasyonunu yükseltir. Bu motivasyon artışı kalan işlerin de hızlı bir şekilde bitirilmesini sağlar.
Kanban Tekniği: Japon Toyota otomobil fabrikasının üretim verimliliğini artırmak amacıyla Taiichi Ohno tarafından geliştirilmiş ve 1953 yılından bu yana uygulanan bir tekniktir. Kanban, Japonca’da kart, bilet, tahta, tabela gibi anlamlar taşımaktadır. Bu teknikte de işler/görevler yapılacak olanlar, yapılmakta olanlar ve yapılanlar şeklinde üçlü bir sınıflandırmaya tabi tutulur.
Yapılmaya başlanan iş, yapılacak olanlar listesinden çıkarılarak yapılmakta olanlar listesine eklenir. Yapılmakta olanlar listesinde olan iş tamamlandığında da bu listeden çıkartılarak yapılanlar/bitenler listesine aktarılır. Böylelikle yapılacak işlerin neler oldukları, hangi aşamada bulundukları ve hangi işlerin bitirilmiş oldukları rahatlıkla takip edilebilmektedir.[4]
Gençler! Zamanı verimli kullanma yöntemleri bu yazdıklarımızla sınırlı değildir. Batılı ülkeler (Avrupa ülkeleri, ABD) ve Japonya, Çin gibi Uzakdoğu ülkelerinde geliştirilen bu yöntemlerin yanı sıra farklı birçok yöntem de kullanılmaktadır ki onlar da yine bu bahsedilen ülkelerde geliştirilmişlerdir. Hızlı Planlama Metodu, 168 Saat, Pareto İlkesi, Sihirli Araç Yaklaşımı, Savaşçı Yaklaşımı bunlardan bazılarıdır.[5]
Yazıyı bağlarken dikkat çeken bir hususu, sizlerin de gözünüzden kaçmadığını umuyorum, vurgulamak lazım. O da bu tekniklerin tamamının gelişmiş ülkelerde ortaya çıkmasıdır. Bu durum zamanı verimli kullanmayla gelişmişlik arasında bir bağın olduğunu çok açık bir şekilde ortaya koymaktadır. Dolayısıyla yarınların güçlü ve müreffeh Türkiye’sinin kurulmasında verili bir değer olan zamanın öneminin farkında olma; farkında olmanın gereği olarak da bireysel ve kurumsal olarak zamanı en verimli şekilde kullanma yöntemlerini yaşama geçirme mecburiyeti vardır. İster kendinizin, ister ülkenizin başarısına ve isterse de insanlığın geleceğine katkı sunmak istiyorsanız zamanı en verimli şekilde kullanmak zorundasınız, haberiniz olsun.
[1] Ersin Gürdoğan, 1985, Teknolojinin Ötesi, Kaybolan Ölçü ve Bozulan Denge, Akabe Yayınları, s.49
[2] Zamanınızı Doğru Kullanın, Pomodoro Tekniği https://pomodoroteknigi.com/, Erişim Tarihi:07.04.2023; Verimli Bir Çalışma Metodu: Pomodoro Tekniği, https://www.dijitalders.com/icerik/pdf/5650/verimli_bir_calisma_metodu_pomodoro_teknigi/, Erişim Tarihi: 07.04.2023.
[3] Beyhan Budak, Eisenhower Matrisi ve Pomodoro Tekniği ile Zaman Yönetimi, https://www.beyhanbudak.com.tr/iki-mukemmel-zaman-yonetimi-teknigi-eisenhower-matrisi-ve-pomodoro.html, Erişim Tarihi: 08.04.2023; Dilek Gümüş, 24.03.2020, Eisenhower Matrisi, https://gumusdilek.com/eisenhower-matrisi/, Erişim Tarihi: 08.04.2023.
[4] Serap Ilgın, 27.05.2022, En Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri, https://istanbulbogazicienstitu.com/zaman-yonetimi-teknikleri-nelerdir, Erişim Tarihi: 08.04.2023.
[5] Bunlar ve diğer yöntemler hakkında bakınız 24 Saat Yetmiyor Diyenler İçin: Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir?, https://www.uzaktanegitim.com/blog/zaman-yonetimi-becerileri-tanim-ve-ornekler, Erişim Tarihi:08.04.2023.
